home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / checkb / ckmstr2 / ckmstr2.doc < prev   
Text File  |  1990-06-07  |  47KB  |  1,519 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                   Check Master - Version 2.0
  29.  
  30.                Copyright (C) 1990 by Valueware!
  31.  
  32.                  All Rights Reserved.
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.                      June 7, 1990
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.                   Table of Contents
  72.  
  73.  
  74.     1.0    Why Use Check Master 2.0?  . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  75.  
  76.            1.1  Check Master 2.0 - Features . . . . . . . . . . . . .    2
  77.            1.2  A Word About the Distribution Method  . . . . . . . .    3
  78.            1.3  Copyright Notice, Disclaimer, Trademark
  79.             Acknowledgements  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  80.  
  81.     2.0    System Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  82.  
  83.            2.1  System Organization . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  84.            2.2  Cursor Control Keys . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  85.  
  86.     3.0    Using Check Master 2.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  87.  
  88.            3.1  Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  89.            3.2  Enter/Change Checks and Deposits  . . . . . . . . . .    8
  90.  
  91.             3.2.1     Enter a Bank Account (When Entering a
  92.                   Transaction)  . . . . . . . . . . . . . . .    9
  93.             3.2.2     Entering Transactions . . . . . . . . . . .   10
  94.             3.2.3     Changing a Record . . . . . . . . . . . . .   12
  95.             3.2.4     Adding a Record . . . . . . . . . . . . . .   12
  96.             3.2.5     Table Listings - "Find" . . . . . . . . . .   12
  97.             3.2.6     Table Listings - Entering a New Record  . .   12
  98.             3.2.7     Table Listings - Deleting a Record  . . . .   12
  99.             3.2.8     Using Standard Transactions . . . . . . . .   13
  100.             3.2.9     Data Entry - How To Get a Table Listing . .   13
  101.             3.2.10    Other Transaction Entry Hints . . . . . . .   13
  102.             3.2.11    Printing Checks . . . . . . . . . . . . . .   14
  103.  
  104.            3.3  List Transactions for One Payee . . . . . . . . . . .   14
  105.            3.4  Cancel Outstanding Checks . . . . . . . . . . . . . .   14
  106.            3.5  Print Transaction Reports . . . . . . . . . . . . . .   15
  107.            3.6  Maintain Lookup Files . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  108.            3.7  System Utilities  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  109.  
  110.     4.0    Other Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  111.  
  112.            4.1  Printer Checks and Envelopes  . . . . . . . . . . . .   18
  113.            4.2  Command Line Switches . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  114.            4.3  Memory Saving Version of Check Master . . . . . . . .   18
  115.  
  116.     Appendix A  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  117.  
  118.     Appendix B  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.                       i
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.     1.0    Why Use Check Master 2.0?
  138.  
  139.     I have tried  a number    of commercial and  shareware check  management
  140.     systems     over the years (all  the way from my CP/M  days on a tan case
  141.     Osborne I).   Although I  normally could get  the programs to  work, I
  142.     always had two distinct problems:
  143.  
  144.            1)   The applications  did not  get along  very    well with  the
  145.             reality of    sometimes (or even  often) needing to  use the
  146.             paper  checkbook  (like at    the  grocery  store) to     write
  147.             checks.  The programs really wanted total control of how I
  148.             wrote checks.
  149.  
  150.            2)   Getting around  the menu system was     always too cumbersome
  151.             when faced with real world situations.
  152.  
  153.             For example, suppose that I was in the area of the program
  154.             where I could cancel checks.  Normally I would have gotten
  155.             there  by starting    at the    1) main     menu, 2)  choosing an
  156.             account to work with, 3)  going back to the main  menu, 4)
  157.             choosing a    utilities menu, 5) choosing  to cancel checks,
  158.             6) marking the  transactions which were listed on the bank
  159.             statement, which could be three or four steps in itself.
  160.  
  161.             Now suppose that while in the process of canceling    checks
  162.             listed on  the bank statement, I came across a transaction
  163.             that  had not  been entered     - like     a service  charge for
  164.             using  an automatic teller machine.     In order to enter it,
  165.             I would have had to exit what I was doing, go back through
  166.             four or five menus to a main menu, only to have to go down
  167.             through two or  three more menus  before I could  actually
  168.             enter the transaction.  Then it's back up to the main menu
  169.             just  to get back  down to where  I was in    order to begin
  170.             canceling transactions again.
  171.  
  172.     The result  of these two problems  was always the same:      the programs
  173.     could not fit into  the real world well enough for me  to bother using
  174.     them.  Then at tax  time, I'd always have a huge job  which could have
  175.     been quite  easy if I'd had a check management system that was simple,
  176.     practical  and full-featured enough to    work with throughout the year.
  177.     Hence, "Check Master" was born.
  178.  
  179.     "Check Master" started as an application designed specifically to meet
  180.     my  personal check  management    needs.     It was     written  in a    rather
  181.     obscure     database language and    although I  could get  to each    of its
  182.     functions very    quickly, it had a fairly  rough user interface.     After
  183.     using it  successfully for  over a  year  for my  own requirements,  I
  184.     totally     rewrote it using  the Clarion Professional  Developer with an
  185.     eye towards  actually  marketing  "Check Master"  to  people  who  had
  186.     similar problems with their  check management software.     This  time, I
  187.     spent a lot of time on the user interface.  In    addition, I added many
  188.     features  which would enhance the functionality of "Check Master" to a
  189.     much wider audience.
  190.  
  191.     The result is Check Master 2.0.     I believe it to be the     easiest, most
  192.     intuitive and most practical check management application anywhere.
  193.  
  194.  
  195.                       1
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.     1.1    Check Master 2.0 - Features
  204.  
  205.            Multiple Bank  Accounts.       Handles  multiple  number  of  bank
  206.            accounts (over 32,000) effortlessly.
  207.  
  208.            Windows-like Interface.    Multiple windows open and overlay each
  209.            other as different functions  are called - it's quick  and easy
  210.            to use.    You don't need to go up and down through  endless menu
  211.            structures to accomplish what you want.
  212.  
  213.            Prints Checks.  Uses standard printer check format.
  214.  
  215.            Addresses  Envelopes.   Uses  windowed  envelopes; the  mailing
  216.            address is printed on the check.
  217.  
  218.            Standard Transactions.  Simple, effective way to save recurring
  219.            transactions for easy entry.
  220.  
  221.            Color or Monochrome.   This is especially useful     for operation
  222.            on a laptop.
  223.  
  224.            On-line    Help.    You'll always  know exactly  what  options are
  225.            available simply by pressing "F1".
  226.  
  227.            Statement Reconciliation.   Reconciling    bank statements is  as
  228.            simple as highlighting the transactions to be canceled.
  229.  
  230.            Reports.     Flexible  reporting system  is designed  to help  you
  231.            through the  process of doing  your taxes.  All    reports can be
  232.            directed to the printer, screen or a file.
  233.  
  234.            Automatic File  Caching.       Extra  DOS  memory  is  dynamically
  235.            utilized     by caching the     transaction file  and its  indexes to
  236.            speed performance.
  237.  
  238.            File Maintenance.   An elegant  and fully automated  process to
  239.            delete  old transactions     (for instance, previous  year records
  240.            after your taxes have been calculated).
  241.  
  242.            Transaction Logging.   This is a feature normally reserved only
  243.            for the most  sophisticated business applications.   If for any
  244.            reason -     like a power outage - a transaction is only partially
  245.            completed (in other  words, only     some of the  files have  been
  246.            updated), the system will be automatically restored exactly  to
  247.            its original  state before the  failure occurred the  next time
  248.            you start "Check Master."   Just reenter the  transaction where
  249.            there  was a  problem.    There is  no need  to worry  about the
  250.            integrity of the files.
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.                       2
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.     1.2    A Word About the Distribution Method
  270.  
  271.     I'm a great belie